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Grundlagen Serienmail

Was eine „gute“ Serienmail ausmacht

Es ist unglaublich leicht, eine E-Mail an viele Leute zugleich zu senden. Genauso leicht ist es, sich zu blamieren, weil man all seine Empfänger-Adressen im Klartext freigegeben hat, die Empfänger nicht persönlich anreden kann, oder das jeweilige Mail-Programm ab einer bestimmten Anzahl von Empfänger den Dienst versagt. Ganz zu schweigen von SPAM-Bewertungen und Sperren der E-Mail-Provider bei plötzlichen Mail-Fluten.

Was macht eine „gute“ Serienmail aus?

In der Außendarstellung ist es gut, wenn man in der Lage ist, seine Empfänger namentlich anzureden. Schon die Serienmail-Funktionen in den gängigen Mail-Clients erlauben es, Platzhalter in der Vorlage mit Anrede und Name aus einer Adressliste zu füllen – so beginnt die Mail also freundlich und persönlich mit „Liebe Steffi!“ oder „Sehr geehrter Herr Peters“ anstatt mit einem unpersönlichen „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Auch wenn es im privaten Umfeld vielleicht keine ganz große Rolle spielt, sind wirtschaftliche, rechtliche und Datenschutz-Aspekte wichtig. Immer wieder kommt es vor, dass E-Mails lange Adresslisten im An:- oder CC:-Feld haben. Das Ergebnis: jeder Empfänger erfährt die E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger. Peinlich, unnötig, und im geschäftlichen Umfeld ein echtes Risiko, denn es schadet der Reputation,  es drohen Strafen wegen Datenschutzverstößen, und man gibt möglicherweise einem Wettbewerber Einblick in die eigene Kundenkartei.
Dies lässt sich ebenfalls mit geringem Aufwand vermeiden, indem man die Serienmail-Funktion einer Office-Anwendung nutzt, die für jeden Empfänger eine eigene E-Mail erzeugt.
Wer darüber hinaus professionelles E-Mail-Marketing betreibt, muss sich über Opt-in und Opt-out Gedanken machen und eine technische Lösung dafür schaffen. Dies funktioniert nicht einfach mehr mit Outlook, Thunderbird und Co., hier sind spezielle Serienmail-Programme gefragt. Auch an dieser Stelle schließen sich Datenschutz-Überlegungen an, etwa, ob man seine Empfängerdaten einem cloudbasierten Serienmail-Dienst anvertrauen kann.

Im Bereich der Eigenorganisation kann es von Bedeutung sein, Rückläufer von nicht erreichbaren Empfängern auszuwerten und auch Abmeldewünsche vom E-Mail-Verteiler umzusetzen. Auch hier kommen die Mail-Clients der Office-Pakete an ihre Grenzen, und eine dedizierte Serienmail-Lösung muss her.

Aus technischer Sicht spielen Versand- und Empfangsrestriktionen eine Rolle. E-Mail-Clients lassen nur eine begrenzte Anzahl von Empfängern zu, Internet-Provider erkennen Mail-Fluten und sperren im Extremfall schon mal den gesamten Internetanschluss, und SPAM-Abwehrmechanismen reagieren empfindlich auf E-Mails mit zahlreichen Empfängern. Auch aus diesen Gründen empfiehlt es sich, Serienmails als einzelne E-Mails pro Empfänger zu versenden und den Versand unter Umständen zeitlich zu steuern – auch dies eine Funktion professioneller Serienmail-Systeme.

 

 

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