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Freie Software Mailing-Anwendungen Serienmail

Serienmail mit SmartSerialMail Free von JAM Software

Das kostenlose Serienmail-Tool SmartSerialMail Free der deutschen Software-Firma JAM Software GmbH ist ein günstiger Einstieg in das professionelle, selbstgehostete Massenmailing. Die Einschränkungen dieser „Free“-Variante sind:

  • Bis 400 E-Mails pro Tag
  • Adressliste kann maximal 200 E-Mail-Adressen enthalten
  • Es können keine Anhänge versendet werden.
  • Die kostenpflichtigen Editionen „Small Business Edition“ und „Enterprise Edition“ sind zu überschaubaren Einmal-Kosten zu haben und bieten, neben der Aufhebung oben genannter Mengen-Limitierungen, weitere Funktionen wie zeitgesteuerter Versand, erweiterte Empfängerverwaltung, Templates, Textbausteine und Platzhalter, Teamwork, sowie Opt-in und Opt-out-Management. Der Hersteller bietet kostenlose Demoversionen dieser Editionen an.

Wer mit den oben genannten Limits leben kann, bekommt hier eine sehr gute Möglichkeit, „richtige“ Serienmails zu erstellen.

Nach der Installation auf einem Windows-Rechner (alle aktuell von Microsoft supporteten Client- und Server-Betriebssysteme) lenkt das Programm in fünf Schritten durch den Prozess:

  1. Profil erstellen (Wie wird gesendet)
    Bei der ersten Verwendung startet ein Einrichtungsassistent, der die Versandoptionen abfragt.

    SmartSerialMail Einrichtungsassistent
    SmartSerialMail Einrichtungsassistent

    Die automatische Profileinrichtung erfordert einen Namen und eine E-Mail-Adresse – den Punkt „Manuelle Konfiguration der Server-Verbindungs-Einstellungen“ habe ich zunächst nicht gewählt.

    SmartSerialMail Automatische Profileinrichtung
    SmartSerialMail Automatische Profileinrichtung

    Die Schaltfläche „Weiter“ führt zu einer Fehlermeldung, die nach einem Countdown mit der Aktion „Anwendung fortsetzen“ quittiert wird. Den Countdown kann man auch abbrechen und selbst „Anwendung fortsetzen“ klicken.

    SmartSerialMail Fehlermeldung
    SmartSerialMail Fehlermeldung

    Danach sehe ich, was fehlgeschlagen ist – das Programm kann sich nicht selbstständig bei meinem E-Mail-Provider anmelden. Kein Problem, woher soll es auch meine Zugangsdaten kennen?

    SmartSerialMail fehlende Einstellungen des Mailservers
    SmartSerialMail fehlende Einstellungen des Mailservers

    Ein Klick auf „Weiter“ bringt mich in das Formular, in dem ich manuell die fehlenden Werte erfassen kann. Alternativ hätte ich auch gleich zu Beginn des Assistenten den Punkt „Manuelle Konfiguration der Server-Verbindungs-Einstellungen“ auswählen können.
    Eine (unvollständige) Übersicht der SMTP-Einstellungen einiger E-Mail-Provider habe ich hier angelegt.

    SmartSerialMail SMTP-Einstellungen
    SmartSerialMail SMTP-Einstellungen

    Der Test der Profil-Einstellungen führt jedoch erneut zu einer Fehlermeldung, die auf einen Authentifizierungsfehler hinweist. Das liegt daran, dass man in diesem Fenster keine TLS-Einstellungen eingeben kann, vermutlich testet der Assistent nur Port 25.

    SmartSerialMail SMTP-Authentifizierung fehlgeschlagen
    SmartSerialMail SMTP-Authentifizierung fehlgeschlagen

    Das Profil lässt sich dennoch anlegen und abspeichern, um den Fehler kümmere ich mich später.
    Abschließend erhalte ich einen Hinweis, dass ich mit Sendelimits des Mailproviders zu rechnen habe – stimmt, das ist so.

    SmartSerialMail Hinweis Sendelimit
    SmartSerialMail Hinweis Sendelimit

    Im nächsten Schritt ergänze ich Absender- und Antwort-Adresse; in diesem Fall halte ich sie identisch mit der Von:-Adresse. In dem gleichen Fenster kann man auch auf die Ansicht „Versand-Modus“ umstellen:

    SmartSerialMail Absenderinformationen
    SmartSerialMail Absenderinformationen

    Hier stelle ich auf TLS-Verschlüsselung um, womit der zunächst gemeldete Authentifizierungsfehler behoben wird.
    Eine (unvollständige) Übersicht der SMTP-Einstellungen einiger E-Mail-Provider habe ich hier angelegt.

    SmartSerialMail Versand-Modus
    SmartSerialMail Versand-Modus

    Fertig ist das Versand-Profil, weiter geht es mit…

     

  2. Empfänger (An wen wird gesendet)Nun geht es an die Empfänger. Die „Free“-Version erlaubt es, eine Empfängerliste zu führen. Diese kann ich nun entweder manuell mit Empfängern füllen, oder Importe durchführen.
    Das Füllen der Liste erfordert in jedem Fall einer E-Mail-Adresse. Wenn ich noch Vor- und Nachname eingebe, kann ich anschließend im Text eine personalisierte Anrede per Platzhalter einfügen – das ist natürlich ansprechender als nur ein „Sehr geehrte Damen und Herren“.Ein Tipp zur manuellen Erfassung: eine neue Zeile wird erzeugt, wenn man in der letzten Spalte der letzten Zeile mit TAB weiterspringt.

    SmartSerialMail Empfängerliste
    SmartSerialMail Empfängerliste

    Wenn ich bereits über eine Liste oder Tabelle mit Adressen verfüge, kann ich diese auch importieren (Empfänger | Import). Dabei lässt sich auswählen. ob der bereits erfasste Bestand ergänzt oder ersetzt werden soll. So lassen sich also gut Bestände aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen.

    SmartSerialMail Import
    SmartSerialMail Import

    Der Import-Assistent kann mit nichtformatierten Textdateien, CSV-Dateien, MS-Excel-Tabellen und mit Active Directory umgehen. Für letzteres Szenario fehlt mir persönlich der Anwendungsfall, da ich glaube, dass Firmen ihre Kundendaten eher in einem CRM als im AD pflegen. Aber: es funktioniert!

  3. Inhalt (Was wird gesendet)
    Der Inhalt der Serienmail kann als HTML-Mail mit graphischen Elementen und formatiertem Text,  oder als puristische Nur-Text-Mail gestaltet werden.

    SmartSerialMail Inhalt
    SmartSerialMail Inhalt

    Der HTML-Inhalt lässt sich in zwei Editoren bearbeiten: dem grafischen WYSIWYG-Designer für intuitives Arbeiten, oder dem Quelltext-Editor für sauberen Code. Um ein versehentliches Vermischen der Berabeitungs-Stile zu verhindern, kann der HTML-Editor blockiert und nur als Vorschau-Fenster genutzt werden.

    SmartSerialMail Inhalt
    SmartSerialMail Inhalt nur im Quelltext bearbeiten

    In allen Berabeitungsvarianten erlauben Platzhalter, die Serienmail zu personalisieren, sofern man seine Empfängerdatenbank entsprechend gepflegt hat. So erlauben etwa die Variablen
    {%first_name%}
    {%last_name%},
    dass man seine Adressaten persönlich anredet. Was eine „gute“ Serienmail ausmacht

  4. Vorschau
    Ist man mit seinem Text zufrieden, kann die Serienmail über „Vorschau“ noch einmal im Endergebnis überprüft werden. Hier werden die Platzhalten schon einmal gefüllt.
    Eine Warnung wird eingeblendet, wenn Platzhalter verwendet werden, aber nicht aus der Empfängerdatenbank befüllt werden können.

    SmartSerialMail Vorschau
    SmartSerialMail Vorschau: Warnung bei Platzhalter

    Die Zuordnung kann in der Sektion „Links und Platzhalter“ überprüft werden:

    SmartSerialMail Links und Platzhalter
    SmartSerialMail Links und Platzhalter

    Der Bereich „Größe und Upload“ gibt eine Abschätzung über die zu übertragende Datenmenge und den dafür benötigten Zeitaufwand je nach verfügbarer Bandbreite ab.

    SmartSerialMail Größe und Upload
    SmartSerialMail Größe und Upload
  5. Versand
    Nun geht die Serienmail auf die Reise. Der Assistent fragt mittels PopUp, ob der Versand direkt ausgeführt werden soll:

    SmartSerialMail Versand
    SmartSerialMail Versand

    Wem dies zu heikel ist, kann diese Frage zunächst mit „Nein“ quittieren und sich noch einmal einen Überblick über die Versandart und die Empfängerliste verschaffen.

    SmartSerialMail Überblick Versandaufgabe
    SmartSerialMail Überblick Versandaufgabe

    Fazit
    Mit SmartSerialMail kann man bereits in der Freeware-Edition im kleinen Bereich schöne und „richtige“ Serienmails verfassen.
    Das Erstellen eines Versandprofils erfordert ein wenig Grundverständnis vom Versenden von E-Mails mittels SMTP, und die „Fehlermeldung“ hinsichtlich fehlgeschlagener Authentifizierung kann einen Laien schon einmal verunsichern oder von der weiteren Verwendung des Tools abhalten.
    Ist diese Hürde erst einmal genommen, machen der Editor, die Adressliste, die Verwendung von Platzhaltern und die Vorschaufunktion den Einstieg in „richtiges“ Serienmailing leicht.
    Das Mengenlimit der Freeware-Edition ist so gewählt, dass sie für die Kommunikation im Verein, Freundeskreis oder in einem kleinen Kundenumfeld sinnvoll genutzt werden kann. Wer mehr braucht, kann anhand der Freeware-Edition auf jeden Fall schon einmal einen aussagekräftigen Testlauf machen und zu einem durchaus überschaubaren Preis auf eine höhere Edition umsteigen.

 

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